Planejamento Estratégico Situacional –  Uma proposição na gestão governamental e para qualquer empresa

Planejamento Estratégico Situacional – Uma proposição na gestão governamental e para qualquer empresa

Para a garantia do cumprimento da missão institucional de um determinado ministério, é necessária a evolução da estrutura organizacional. Essa nova arquitetura envolverá, especialmente, mudanças nas atribuições, nos processos e nas práticas de secretarias e departamentos.

É recomendável a aplicação da metodologia de Planejamento Estratégico Situacional com reforço para a prospecção de diferentes cenários. Na fase de implantação, propõe-se o incremento com a metodologia de Gestão do capital humano, com ênfase em gestão por competências e gestão para mudanças. O uso dessas metodologias facilitará a garantia de resultados de forma técnica e estratégica.

Inicialmente é importante que haja a convocação de servidores diretamente ligados ao funcionamento interno do ministério. Esses profissionais formarão uma equipe executiva para análise da estrutura atual sob o ponto de vista das forças e fraquezas do ministério diante das demandas naturais da instituição e das possíveis ameaças e oportunidades que esse ministério encontrará num futuro próximo.

No Planejamento Estratégico Situacional, destacam-se basicamente quatro momentos: o explicativo da situação, o normativo para construção do plano, o estratégico e o tático operacional para a implantação. No momento explicativo, o foco é detalhar a realidade, priorizando os problemas que serão atacados com a identificação das prováveis causas.

Propõe-se captar o maior volume possível de informações sobre os aspectos favoráveis e desfavoráveis da estrutura atual, com destaque para análise de processos, procedimentos, práticas e atribuições dos servidores. É importante que todos tenham a oportunidade de se manifestar com segurança e pertinência dentro desse momento mais subjetivo. Após essa análise preliminar, propõe-se a análise do ambiente externo.

Por mais autônomo que seja cada ministério, é importante compreendê-lo numa engrenagem governamental, que se baseia na capacidade técnica sobre os conteúdos dos programas de governo; na capacidade do governo em administrar com eficiência e eficácia a máquina pública, ou seja, a governança; e na governabilidade, como fator de legitimidade a ser mantido junto aos partidos políticos, junto aos outros poderes e à população.  Assim, o ministério, percebendo-se neste contexto, precisará estimar quais são os possíveis cenários – externos – que vão favorecer ou dificultar o seu funcionamento.

A análise interna das forças e fraquezas da instituição – perante a análise externa dos riscos e oportunidades – precisará gerar uma lista de problemas que deverão ser atacados. Cada um deles deverá apresentar uma lista de prováveis causas. A análise dessas oportunidades e riscos favorecerá o desenho da estrutura organizacional ideal para o pleno cumprimento da missão institucional.

Na normatização do planejamento, é organizada toda a produção de respostas de ação, especialmente no contexto de incerteza. É confirmada a situação objetivo ou estrutura ideal e toda a articulação entre o que “deve ser” e o que “pode ser”. Esse estudo de viabilidade pode gerar atritos no grupo, em virtude do estresse perante o novo, e as dificuldades naturais de comunicação quando há conflitos de ideias ou interesses. É importante identificar o foco das dificuldades e intervir de forma construtiva para não permitir que divergências técnicas iniciem indisposições pessoais.

Nessa etapa de construção da proposta de solução, é importante definir com clareza, mediante cada problema identificado, quais são as operações que garantirão o sucesso. Com isso, é possível implantar a modelagem estrutural de forma a dirimir ao máximo as dificuldades naturais de adaptação de todo o ministério. É viável que, nesta etapa de formalização do plano, outros servidores impactados pelas alterações sejam consultados para confirmação da viabilidade estratégica, técnica e operação das proposições.

Para o plano tático operacional, deverão ser estudadas as formas de implantação, monitoramento e controle do plano para que no caso de qualquer ajuste haja prontamente uma equipe de análise para promover o entendimento e as correções que forem necessárias.

É preciso que seja desenhado um bom plano de comunicação e de treinamento sobre os novos processos, a nova estrutura do organograma, as alterações nos cargos e os desempenhos esperados para cada cargo, secretaria e departamento. Nessa fase de implantação, novamente poderão surgir alguns focos remanescentes de conflitos ou novas indisposições. Em caso de dificuldade de aprendizagem, é oportuno reavaliar o método do treinamento. Porém, caso haja confirmação de resistências pessoais – que excluam as situações de treinamento e comunicação – é importante convidar o servidor para que reflita sobre seu comportamento e quais serão as consequências naturais do processo, caso ele persista na dificuldade de colaboração injustificada.

De forma geral, então, tem-se um processo inicial de interpretações sobre a situação atual e desejada. Um segundo grupo de operações ou conjunto de processos relacionados à construção do plano de viabilização estratégica e tática da nova estrutura e, por fim, o último processo, que é o de efetiva implantação. É importante considerar que quanto maior for a divulgação de ganhos por meio de indicadores do tipo produtividade (ganhos na eficiência do processo e eficácia de resultados); rentabilidade operacional; rapidez e qualidade das decisões tomadas; clima e motivação; mais rápida será a assimilação de todos sobre a evolução da estrutura organizacional.

Perante a nova situação, as pessoas podem apresentar quatro comportamentos diferentes e sequenciados: aceitação, contestação, isolamento e compromisso. É importante que isso seja comentado para que possam se auto-avaliar e procurar gerenciar seu próprio comportamento. Entretanto, quanto mais claro estiver o foco no cumprimento institucional e o desenvolvimento de processos – grupos de atividades – como estratégia de solução para os problemas identificados, mais fácil será convergir todos os servidores para a atitude de compromisso.

Enfim, todas as alterações estruturais precisam ser projetadas para dar respostas efetivas. É fato que por mais qualificados que sejam os cenários prospectados não haverá plena garantia da confirmação de sua existência. Entretanto, é sabido que quanto maior for a qualidade do planejamento estratégico situacional, maior será a capacidade de mobilidade da organização para cumprir seu compromisso institucional com, motivação pessoal e senso de equipe.

Leave a Comment

*

*

20 + 3 =

*Required fields Please validate the required fields