Processo Administrativo Eletrônico: vantagens e alguns dos aspectos gerenciais relacionados ao desenvolvimento e implantação

Processo Administrativo Eletrônico: vantagens e alguns dos aspectos gerenciais relacionados ao desenvolvimento e implantação

As soluções oferecidas pelo Processo Administrativo Eletrônico – PAE –  são inúmeras e já confirmadas. Esse processo reduz a burocracia, amplia o controle social e melhora consideravelmente a qualidade dos processos de trabalho e o nível de satisfação dos usurários, sejam eles servidores ou cidadãos em geral.

Dentre as muitas vantagens do PAE podem ser considerados, por exemplo, os seguintes dados: na Receita Federal, em 2009, constatou-se um retorno de mais de 1000% sobre o investimento feito; também em 2009, no Judiciário, mensurou-se um ganho de 80% no tempo de tramitação dos processos. O pregão eletrônico ainda identificou, somente no quesito agilidade, um ganho de 86% no prazo das aquisições.

O PAE visa adaptar todos os processos, procedimentos, formulários e práticas administrativas a um fluxo eletrônico de acesso e gestão. Por isso, todos os princípios da administração pública devem ser observados, com destaque para a legalidade e os critérios de publicização das informações. A Lei de Acesso à Informação – LAI – é muito clara quanto ao fato de a regra ser a publicidade de todas as informações, tendo apenas como exceção o sigilo sobre informações as quais apresentem ameaça à sociedade ou ao Estado, além da restrição para o livre acesso de informações sobre a vida privada e a intimidade de cada cidadão.

Para a fase de desenvolvimento do PAE, é recomendável instituir uma equipe executiva de projeto com competências interrelacionadas, especialmente para focar os aspectos legais, as estruturas de processos, as metodologias e estratificações dos acessos às informações, às tecnologias e à gestão de pessoas. Essa equipe executiva deve conhecer a modelagem dos processos atuais e coordenar o levantamento dos requisitos da nova modelagem, ou seja, deve avaliar como o processo de trabalho ficará com a prática do PAE, inclusive na fase de implantação.

Diante dessa nova modelagem dos processos organizacionais, é possível definir equipamentos, metodologias e pessoal para o desenvolvimento e implantação da solução, limitados naturalmente a todas as previsões legais.

Os procedimentos técnicos e legais devem obedecer rigorosamente a todos os marcos legais, especialmente no que se refere à assinatura digital; distribuição de senhas de acesso; produção, armazenagem, distribuição e monitoramento das informações; bem como, descarte dos documentos, em papel, já processados para o meio eletrônico.

Os processos de trabalho também apresentam muitos ganhos na eficiência do fluxo e na dos resultados. Ao mesmo tempo, é possível que diferentes profissionais possam visualizar os documentos dentro do fluxo processual. Com isso, há uma considerável redução de eventuais retrabalhos e a oportuna e tempestiva possibilidade para identificar se há alguma etapa prevista que ainda não tenha sido realizada. Por meio desse monitoramento, é possível adotar medidas preventivas e corretivas que se façam necessárias. Quando o processo é alimentado e construído de forma clara e objetiva, é possível consolidar as informações de maneira efetiva, o que sustenta inúmeras e oportunas decisões estratégicas pela alta administração.

A gestão de pessoas é um ponto crítico para a efetividade do PAE como solução; é fato que os servidores, dentro de sua prática profissional, viabilizarão o sucesso do PAE; mas é provável que haja alguns focos de resistência inicial. Em geral esses dificultadores estão relacionados à adaptação ao novo e ao decorrente sentimento de testagem das capacidades de aprendizagem a novas tecnologias de trabalho. Além disso, tem-se a possível resistência frente à rápida avaliação, que se pode fazer sobre a qualidade do trabalho e sobre a velocidade e assertividade dos processos decisórios. Se de um lado o PAE possibilita à sociedade um controle mais efetivo sobre a gestão pública, por outro lado é possível um controle interno muito efetivo sobre as competências de servidores e sobre o estilo de gestão de cada setor.

Para o acesso à informação, é importante criar diretórios de forma que diferentes setores e níveis hierárquicos tenham acesso à informação ou ao lançamento de dados; tudo isso, conforme a autonomia e autoridade que seus cargos permitirem. Especialmente ao cidadão deve ser priorizada a facilidade de acesso, a clareza e a objetividade do sistema e das informações nele constantes.

É importante considerar que, mesmo que por amostragem, os usuários finais do PAE sejam ouvidos desde o início do desenvolvimento da solução. À medida que os módulos do processo forem sendo liberados pelo setor da qualidade do projeto, de forma experimental, é preciso ainda que seja feita a implantação junto a um grupo de controle de usurários. Dessa forma, é possível coibir possíveis falhas não identificadas até então e permitir ao usurário uma sensação de pertencionismo gradual dentro do novo processo.

Treinamentos para a fase de implantação do programa deverão ser organizados de forma extensiva a todos os usuários. Os conteúdos e a metodologia devem observar as adaptações psicológicas e técnicas dentro do novo processo, quer seja por grupos de potenciais dificuldades pessoais, quer seja por grupos de demandas técnicas por setores. Todos os relatórios de desempenho deverão ser reportados à equipe do projeto para que todos os possíveis ajustes e restrições sejam devidamente notificados.

Isso facilitará a implantação integral do programa, especialmente no que se refere ao interesse e à proficiência dos usuários em relação aos requisitos técnicos, legais e gerenciais do PAE,  assim como a conquista da efetiva solução.

 

(Ideias centrais de Rodrigo Rennó com adaptações de Soraya Gervásio, setembro de 2013)

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